Chapitre 5
Enregistrer un contrat (avec ou sans IA)
Enregistrer un contrat signé peut se faire de deux façons. La méthode manuelle vous donne le contrôle total ; la méthode IA fait le travail à votre place à partir du PDF. Le résultat est identique : un contrat complet, bien classé, prêt à être suivi.
Sans IA — à la main
- Vous ouvrez la fiche du client (ou créez-le)
- Vous cliquez sur « Nouveau contrat »
- Vous saisissez compagnie, produit, dates, cotisation
- Vous détaillez les garanties, l'apporteur, le véhicule…
- Vous déposez les pièces dans la GED
- Contrôle total, idéal pour les cas particuliers
Avec IA — Lucas
- Vous glissez le PDF du contrat signé dans le dépôt
- Vous choisissez la mission « Contrat signé »
- Lucas lit le document et extrait toutes les infos
- Il crée le client si besoin, le contrat et classe les pièces
- Il prépare les e-mails de bienvenue et de confirmation
- Vous validez d'un clic — rien n'est fait sans vous
Méthode 1 — Enregistrement manuel
Ouvrez la fiche client
Recherchez le client, ou créez-le s'il est nouveau, puis allez dans l'onglet Contrats.
Nouveau contrat
Renseignez la compagnie, le produit, le numéro de contrat, la date d'effet, la cotisation et la périodicité.
Détaillez les garanties
Ajoutez les garanties avec leurs plafonds et franchises, la formule, le mode de signature et l'apporteur d'affaires.
Déposez les pièces
Joignez les pièces (conditions particulières, CNI, RIB…) : elles se classent dans la GED du client.
Cochez la check-list
Cochez les pièces présentes dans la check-list du dossier pour qu'il ne reste pas marqué « pièces manquantes ».
N'oubliez pas l'apporteur
Renseignez toujours l'apporteur d'affaires du contrat (le cabinet, un commercial…). C'est essentiel pour le suivi des commissions et les statistiques.
Méthode 2 — Avec l'agent Lucas
Depuis l'accueil ou la page de dépôt, glissez le PDF du contrat signé, choisissez la mission « Contrat signé », puis laissez faire. Lucas lit l'intégralité du document, reconnaît le souscripteur (et non le propriétaire de la carte grise), crée le contrat en statut actif, classe chaque pièce au bon endroit et prépare les e-mails.
En ligne · prêt à t'aider
Dépose un document
PDF, JPG, PNG · facture, contrat, permis, RIB…
Déposez le document
Un seul PDF, même s'il contient plusieurs pièces : Lucas les sépare automatiquement.
Choisissez la mission
« Contrat signé » pour un contrat à enregistrer (à distinguer d'un simple devis ou d'une facture de soins).
Relisez la proposition
Dans Doc Agent › Validation, vérifiez le contrat extrait, le classement des pièces et les e-mails proposés.
Validez
D'un clic, le contrat est créé, les pièces classées et les e-mails partent (si vous les cochez).
Vous gardez la main
L'IA propose, vous disposez. Rien n'est enregistré ni envoyé tant que vous n'avez pas validé. Vous pouvez tout corriger avant.
Un contrat bien enregistré, c'est :
- Compagnie, produit, n° de contrat et dates renseignés
- Cotisation et périodicité correctes
- Garanties détaillées (plafonds, franchises)
- Apporteur d'affaires indiqué
- Pièces déposées dans la GED et check-list cochée